Chương 3. bảng tính Excel
3.1. Giới thiệu
Bảng tính Excel là một công cụ tiện ích để thực hiện công việc thống kê, kế toán trong một đơn vị, một doanh nghiệp. Nó cho phép nhanh chóng thực hiện các phép tính thông thường để kết xuất dữ liệu. Đồng thời còn có nhiều tính năng nâng cao khác nhau như: tạo những đồ thị, biểu đồ minh họa số liệu, tạo biểu mẫu phân tích tổng kết, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu....
Cũng giống như Winword, Excel là sản phẩm thuộc bộ các phần mềm dùng cho công tác văn phòng của hãng MicroSoft gọi là MicroSoft Office.
Các giao diện sử dụng của Excel cũng hoàn toàn tương tự như của Winword.
Khởi động: Có thể dùng một trong các cách sau
Cách 1: Chọn thực đơn StartProgramsMicrosoft Excel
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên dãy biểu tượng nằm ở góc trên bên trái màn hình
Kết thúc: Đóng cửa sổ hoặc chọn thực đơn FileExit
3.1. Giới thiệu (tiếp)
Màn hình làm việc của Excel
3.1. Các thành phần cơ bản của màn hình Excel
Thanh thực đơn (Menu bar)
Thanh công cụ chuẩn (Standart bar)
Thanh công cụ định dạng (Tools bar)
Thanh công thức (Formula bar)
3.1. Các thành phần cơ bản của màn hình Excel (tiếp)
Vùng làm việc (Workbook Window): là của sổ chứa nội dung của bảng tính. Bao gồm các thành phần sau:
Dòng ghi địa chỉ cột: mỗi bảng tính có tối đa 256 cột, được ký hiệu bởi các chữ cái từ A đến IV.
Cột ghi địa chỉ dòng: mỗi bảng tính có tối đa 65536 dòng, được ký hiệu bởi các chữ số từ 1 đến 65536.
Ô (Cell) là giao của một cột với một dòng. Địa chỉ của ô được xác định bởi địa chỉ cột và địa chỉ dòng. Ví dụ: ô ở hình dưới có địa chỉ là C2.
3.2. Làm việc với tệp bảng tính
Tạo tệp bảng tính mới:
Nháy chuột tại nút New trên thanh công cụ Standard, hoặc CTRL + N hoặc chọn thực đơn FileNew
Mở tệp bảng tính đã có:
Nháy chuột tại nút Open trên thanh công cụ Standard, hoặc CTRL + O hoặc chọn thực đơn FileOpen
Xuất hiện hộp thoại Open
Chọn tệp cần mở và nháy vào nút Open
Ghi nội dung tệp bảng tính vào đĩa:
Nháy chuột tại nút Save trên thanh công cụ Standard, hoặc CTRL + S hoặc chọn thực đơn FileSave
Đóng tệp:
Chọn thực đơn FileClose
3.3. Thao tác với dữ liệu bảng tính
3.3.1. Các khái niệm cơ bản
Con trỏ ô: tại một thời điểm luôn tồn tại một con trỏ ô hình chữ nhật trong bảng tính, ô này được gọi là ô hiện thời. Các thao tác sẽ trực tiếp tác động lên ô hiện thời.
Di chuyển con trỏ ô:
?, ? : lên trên, xuống dưới một ô.
?, ? : sang trái, sang phải một ô.
Ctrl + Home : chuyển về ô có địa chỉ A1.
Ngoài ra, để chuyển nhanh đến một ô ta bấm chuột tại ô đó.
Khối ô (vùng): một khối ô bao gồm nhiều ô liên tục, khối ô được xác định bởi địa chỉ ô ở góc trên trái và địa chỉ ô ở góc dưới phải, có dạng <ô đầu>:<ô cuối>
Các thao tác đánh dấu (bôi đen):
Đánh dấu 1 cột: nháy chuột tại địa chỉ cột.
Đánh dấu 1 dòng: nháy chuột tại địa chỉ dòng.
Đánh dấu 1 khối ô: rê chuột từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng.
Đánh dấu nhiều vùng: giữ phím Ctrl trong khi rê chuột thực hiện thao tác đánh dấu.
3.3.2. Các thao tác với dữ liệu
Thao tác nhập dữ liệu
Di chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu.
Thực hiện nhập dữ liệu cho ô.
Kết thúc bằng cách ấn phím Enter hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô khác.
Sửa đổi dữ liệu
Di chuyển con trỏ ô đến ô cần sửa dữ liệu.
Nháy đúp chuột tại ô đó, hoặc ấn phím F2.
Kết thúc bằng cách ấn phím Enter.
Sao chép dữ liệu
Chọn ô hoặc khối ô chứa dữ liệu cần sao chép.
Nháy chuột tại nút hoặc chọn thực đơn Edit/Copy, hoặc ấn Ctrl + C.
Di chuyển con trỏ ô đến vị trí mới.
Nháy chuột tại nút hoặc chọn thực đơn Edit/Paste, hoặc ấn Ctrl + V.
Kết thúc ấn phím ESC.
3.3. Thao tác với dữ liệu bảng tính (tiếp)
Sao chép dữ liệu cho các ô liên tục
Di chuyển con trỏ ô đến ô chứa dữ liệu cần sao chép.
Di chuyển trỏ chuột đến góc dưới phải của ô cho đến khi trỏ chuột xuất hiện dạng +.
Rê chuột đến các ô tiếp theo, sau đó thả chuột.
Di chuyển dữ liệu
Chọn ô hoặc khối ô chứa dữ liệu cần di chuyển.
Nháy chuột tại nút hoặc chọn thực đơn Edit/Cut, hoặc ấn Ctrl + X.
Di chuyển con trỏ ô đến vị trí mới.
Nháy chuột tại nút hoặc chọn thực đơn Edit/Paste, hoặc ấn Ctrl + V.
Xoá dữ liệu
Chọn ô hoặc khối ô chứa dữ liệu cần xoá.
ấn phím Delete.
Phục hồi thao tác
Nháy chuột tại nút Undo hoặc nút Redo để phục hồi thao tác trước hoặc xoá bỏ Undo.
3.3. Thao tác với dữ liệu bảng tính (tiếp)
Chèn ô, hàng, cột
Chèn các ô
Đấnh dấu khối ô tại vị trí cần chèn.
Chọn thực đơn Insert/Cells, xuất hiện hộp thoại: chọn Shift Cells Right để dãn các ô sang phải, Shift Cells Down để dãn các ô xuống dưới.
Chọn OK.
Chèn hàng hoặc cột
Đánh dấu các hàng hoặc cột tại vị trí cần chèn.
Chọn thực đơn Insert/Rows để chèn hàng, Insert/Columns để chèn cột.
Xoá ô, hàng, cột
Xoá các ô
Đánh dấu khối ô cần xoá.
Chọn thực đơn Edit/Delete, xuất hiện hộp thoại: chọn Shift Cells Left để dồn các ô sang trái, Shift Cells Up để dồn các ô lên trên.
Chọn OK.
Xoá các hàng hoặc cột
Đánh dấu các hàng hoặc cột cần xoá
Chon thực đơn Edit/Delete.
3.4. Thao tác với ô, hàng, cột
Thay đổi chiều cao hàng, độ rộng cột
Di chuyển trỏ chuột đến biên bên dưới của địa chỉ hàng hoặc biên bên phải của địa chỉ cột cho đến khi trỏ chuột xuất hiện dạng ? hoặc ?.
Rê chuột để thay đổi kích thước hàng hoặc cột.
Lưu ý: trường hợp muốn thay đổi đối với nhiều hàng hoặc nhiều cột thì đánh dấu các hàng hoặc cột cần thay đổi kích thước rồi thực hiện như trên.
Trộn nhiều ô thành một ô
Đánh dấu các ô cần trộn
Nháy chuột tại biểu tượng
Bỏ thao tác trộn đối với một ô
Chọn ô cần bỏ thao tác trộn.
Chọn thực đơn Format/Cells, khi xuất hiện hộp thoại thì chọn mục Alignment.
Bỏ đánh dấu tại mục Merge Cells.
Chọn OK.
Tạo đường viền cho ô hoặc khối ô
Đánh dấu khối ô hoặc chọn ô cần tạo đường viền
Nháy chuột tại biểu tượng
Nháy chuột tại
3.4. Thao tác với ô, hàng, cột (tiếp)
Định dạng kiểu dữ liệu
Chọn ô hoặc khối ô cần định dạng dữ liệu.
Chọn thực đơn Format/Cells, xuất hiện hộp thoại, chọn mục Number.
Chọn kiểu dữ liệu tại mục Catelogy.
Chọn OK.
Lưu ý: trong Excel có một số kiểu cơ bản sau:
General : Kiểu tổng quát (tự động chọn kiểu)
Number : Kiểu số.
Date : Kiểu ngày tháng.
Text : Kiểu văn bản.
3.5. Định dạng dữ liệu bảng tính
Thay đổi kiểu chữ, kích thước chữ, dáng chữ và màu chữ
Chọn ô hoặc khối ô cần thay đổi kiểu chữ, kích thước chữ, dáng chữ và màu chữ.
Nháy chuột tại biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ định dạng.
Canh lề dữ liệu
Chọn ô hoặc khối ô cần canh lề dữ liệu.
Nháy chuột tại các biểu tượng để thực hiện canh lề.
3.5. Định dạng dữ liệu bảng tính (tiếp)
Sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ đinh dạng
Biểu tượng để biểu diễn dữ liệu số kiểu tiền tệ.
Biểu tượng để biểu diễn dữ liệu số kiểu phần trăm.
Biểu tượng để biểu diễn các số phân theo nhóm với dấu ngăn cách là dấu ,
Biểu tượng để tăng hoặc giảm số chữ số phần thập phân.
Nhập công thức
Di chuyển con trỏ ô đến ô chứa kết quả của công thức.
Gõ công thức.
ấn phím Enter.
Chú ý:
Công thức phải được bắt đầu bằng dấu "=".
Các phép toán số học bao gồm: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa).
Các phép toán so sánh gồm: < , > , <= , >= , = , <> (khác)
Các toán hạng là các giá trị hằng hoặc địa chỉ ô, khối ô.
3.6. Tính toán theo công thức
Cách sử dụng hàm
Di chuyển con trỏ ô đến ô chứa kết quả.
Gõ vào = Tên_hàm(danh sách đối)
ấn phím Enter.
Trong đó: danh sách đối bao gồm nhiều thành phần cách nhau bởi dấu phẩy. Các thành phần có thể là hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ khối ô hay biểu thức.
Một số hàm thường dùng
Hàm Sum(danh sách đối) : Tính tổng các thành phần trong danh sách đối.
Hàm Average(danh sách đối) : Tính trung bình cộng các thành phần trong danh sách đối.
Hàm Max(danh sách đối) : Cho kết quả giá trị số lớn nhất trong danh sách đối.
Hàm Min(danh sách đối) : Cho kết quả giá trị số nhỏ nhất trong danh sách đối.
Hàm And(<điều kiện 1>, <điều kiện 2>,.) : Cho giá trị đúng (TRUE) khi tất cả các điều kiện đều đúng, ngược lại cho giá trị sai (FALSE).
Hàm Or(<điều kiện 1>, <điều kiện 2>,.) : Cho giá trị đúng (TRUE) khi có ít nhất một trong các điều kiện đúng, ngược lại cho giá trị sai (FALSE).
3.6. Tính toán theo công thức (tiếp)
Hàm If(<điều kiện>, , ) : Cho kết quả là giá trị của nếu <điều kiện> đúng, ngược lại nếu <điều kiện> sai thì cho kết quả là giá trị của .
Ví dụ:
= If(2<5, 10, 9) cho kết quả là 10.
= If(2>5, 10, 9) cho kết quả là 9.
3.6. Tính toán theo công thức (tiếp)
Sắp xếp dữ liệu
Đánh dấu vùng dữ liệu cần sắp xếp.
Chọn thực đơn Data/Sort, xuất hiện hộp thoại.
Chọn mục cần sắp xếp ở mục Sort By, Then By; Thứ tự sắp xếp tại Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giảm dần).
Chọn nút OK.
Đánh số thứ tự tự động
Đánh số cho 2 ô đầu tiên để tạo quy luật.
Đánh dấu 2 ô vừa được đánh số.
Di chuyển trỏ chuột đến góc dưới phải của vùng được đánh dấu cho đến khi trỏ chuột xuất hiện dạng +.
Rê chuột để thực hiện.
3.7. Sắp xếp dữ liệu và đánh số thứ tự tự động
Có thể đánh số theo cách sau:
Gõ số cho ô đầu tiên
Di chuyển trỏ chuột đến góc dưới phải của ô cho đến khi trỏ chuột xuất hiện dạng +.
Giữ phím Ctrl đồng thời rê chuột để thực hiện.
Các thao tác lọc dữ liệu
Di chuyển con trỏ ô vào trong vùng cần lọc dữ liệu.
Chọn thực đơn Data/Filter/AutoFilter.
Nháy chuột tại nút ? đối với cột cần lọc và chọn giá trị lọc trong danh sách hiện ra.
Lưu ý: Để lọc dữ liệu theo một điều kiện nào đó, ta thực hiện như sau:
Nháy chuột tại nút ? đối với cột cần lọc.
Chọn mục (Custom...) , xuất hiện hộp thoại.
Chọn toán tử so sánh ở các mục bên trái; giá trị so sánh ở các mục bên phải.
Chọn OK.
3.8. Lọc dữ liệu
Các toán tử so sánh:
equals : so sánh bằng
does not equal : không bằng
is greater than : lớn hơn
is greater than or equal to : lớn hơn hoặc bằng
is less than : nhỏ hơn
is less than or equal to : nhỏ hơn hoặc bằng
Các thao tác vẽ biểu đồ
Đánh dấu vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ.
Nháy chuột tại biểu tượng ? xuất hiện hộp thoại.
Nháy chuột tại kiểu đồ thị cần vẽ, sau đó nháy chuột tại nút Next ? xuất hiện hộp thoại.
Chọn Rows nếu muốn phân tích dữ liệu theo hàng, Columns nếu muốn phân tích dữ liệu theo cột, sau đó nháy chuột tại nút Next ? xuất hiện hộp thoại.
Gõ tiêu đề cho đồ thị tại mục Chart title, tiêu đề cho trục Ox tại mục Category (X) axis, tiêu đề cho trục Oy tại mục Value (Y) axis, nháy chuột tại nút Next ? xuất hiện hộp thoại
Nháy chuột tại nút Finish.
3.9. Vẽ biểu đồ
Chèn các ký tự đặc biệt
Chọn thực đơn Insert/Symbol
Chèn ảnh
Chọn thực đơn Insert/Picture/Clip Art
Chèn chữ nghệ thuật
Chọn thực đơn Insert/Picture/WordArt
Chèn công thức toán học
Chọn thực đơn Insert/Object/Microsoft Equation 3.0
Lưu ý: Việc thực hiện các thao tác trên được thực hiện giống như soạn thảo văn bản bằng Winword.
3.10. Chèn các hiệu ứng đặc biệt
3.11. Xem và in văn bản
Xem văn bản trước khi in:
Nháy chuột tại nút Preview trên thanh công cụ Standard, hoặc chọn thực đơn FilePrint Preview.
In văn bản:
Nháy chuột tại nút Print trên thanh công cụ Standard để in tất cả các trang của bảng tính.
Hoặc chọn thực đơn FilePrint
Xuất hiện hộp thoại Print.
Chọn các thông số in và nháy chuột vào nút OK để in.
The End